Na assessoria de investimento, existem muitos desafios. Um deles é realizar diversas atividades durante o dia a dia. Por isso, manter uma efetiva organização da agenda de assessor é de extrema importância.
Por que organizar a agenda?
Diante das inúmeras tarefas que um assessor desempenha ao longo do dia, a organização da agenda faz total diferença entre aqueles que performam bem e os que performam mal na profissão.
A melhor forma de um assessor executar todas as suas demandas com excelência é ter uma agenda bem organizada.
5: O número mágico.
Entre as diversas atividades de um assessor de investimento, uma merece destaque:
- O tempo que o assessor passa em contato direto com seus clientes, auxiliando-os com suas respectivas carteiras.
Assim, é importante que o assessor dedique em torno de cinco horas por dia para manter contato com seus clientes. Você usará o período para:
- Prospecção de novos clientes, atividade muito significativa, sobretudo para aqueles que acabaram de ingressar na profissão;
- Atualizar os clientes sobre o desempenho de suas carteiras;
- Entender os objetivos dos clientes e apresentar soluções adequadas a estes objetivos, bem como ao perfil deles;
- Entender os objetivos dos prospectos (clientes em potencial), para mostrar que você é a pessoa mais qualificada para atendê-los.
Mas como dividir essas 5 horas para um melhor aproveitamento?
Você deve ficar atento às seguintes atividades:
- Cobertura de base.
- Prospecção de clientes.
- Alocação.
- Reuniões.
Cobertura de base
Neste período, que deve durar 1 hora por dia, você deve se manter em constante contato com seus clientes. Assim, você:
- Ouvirá as demandas deles;
- Levará atualizações de mercado;
- Mostrará que está disponível.
Outro número mágico que o assessor deve ter em mente é que ele deve manter uma carteira de, no máximo, 100 clientes. Seja você um assessor iniciante ou mesmo um que tenha bastante experiência, um número maior que 100 dificultará manter um atendimento de qualidade, que é o que gera fidelização dos clientes.
Podemos resumir o tempo de cobertura de base como:
- 1 hora diária para cobertura de base, consistindo em 5 interações com clientes.
- 3 interações para atualizações genéricas, com duração entre 5 e 10 minutos.
- 2 interações para atualização de carteira, com duração entre 15 e 20 minutos.
Lembre-se que seu tempo é de 1 hora por dia, mas sua prioridade é o atendimento dos seus clientes. Então, mesmo que seu tempo tenha encerrado, você deve concluir as 5 interações.
A cobertura de base é essencial para manter a fidelidade do cliente. Se você for iniciante e não tiver clientes, ou, poucos clientes, você não precisará fazer cobertura de base todos os dias. Neste caso, foque na prospecção.
Batches (Lotes): Otimizando o tempo de cobertura de base
Para otimizar o tempo de cobertura de base, fazendo o melhor atendimento possível, recomendamos que você trabalhe em batches ou lotes de assuntos/clientes. Assim, você poderá agrupar clientes com perfis semelhantes ou usar os mesmos assuntos para abordar seus clientes. Desse modo, você se prepara uma única vez antes de realizar as interações com vários clientes.
Por exemplo, você pode se planejar para falar sobre:
- Alta de preços.
- Inflação.
- Seguros (de vida, casa, carro etc.).
- Impactos na bolsa.
Como diminuir as chances de não ser atendido?
Muitas vezes, você efetuará ligações para os clientes e não será atendido. É muito comum que assessores iniciantes, por não conseguirem falar com os clientes, acabem pulando a atividade de cobertura de base, a qual não pode ser negligenciada.
Assim, para diminuir as chances de os clientes não atenderem, temos duas dicas:
- Marque com o cliente um horário com antecedência, geralmente com um ou dois dias de antecedência. Assim, ele terá um compromisso com você.
- Mantenha uma lista com dez clientes para ligar por dia. Nesse caso, se um cliente não atender, você terá outros clientes para falar.
Contudo, nem só de cobertura de base vive o assessor. Também é necessário ter novos clientes, bem como clientes com maior capacidade para realizar investimentos.
Prospecção de clientes
Seja você um assessor iniciante ou que já tem alguma experiência, seu objetivo é o crescimento. Primeiro, da sua base de clientes. Em seguida, da sua carteira, ou seja, o seu patrimônio sob custódia (do inglês, Asset under Custody, AuC).
Para essa atividade, se você é um assessor que já possui uma base de clientes, o recomendado é que você dedique 30 minutos diários.
Por outro lado, se você é um assessor iniciante e não possui clientes suficientes para dedicar 1 hora por dia para cobertura de base, então, você deve dedicar todo seu tempo para a prospecção.
Em resumo:
- Assessor com mais de 50 clientes:
- Entre 1h e 1h30 para cobertura de base.
- 30 minutos para prospecção de novos clientes.
- Assessor iniciante:
- 2h para prospecção de novos clientes.
Mas qual horário do dia devo usar para prospecção?
É importante você conhecer seu melhor horário e, principalmente, o melhor horário dos seus clientes potenciais (ou leads).
Entretanto, existem pesquisas que apontam que as pessoas preferem atender telefonemas no início do horário comercial ou até um pouco antes.
Assim, você deve usar o bom senso na hora de ligar para seus potenciais clientes.
E lembre-se:
A prospecção é o motor do crescimento do assessor. Assim, um dia sem prospecção é um dia perdido.
Além da cobertura de base e da prospecção, o assessor também precisa gerar receita, ou seja, precisa ganhar pelo seu trabalho. O “salário” de um assessor de investimento é, em sua maior parte, variável e tem origem na alocação de recursos dos clientes.
Agenda de alocação de recursos
A alocação é o momento em que o assessor faz receita, ou seja, quando ele garante a parte variável do seu “salário”. Ele faz isso por meio da oferta e distribuição de produtos para os clientes da sua base.
Portanto, tão importante quanto manter uma agenda de cobertura de base e de prospecção, é manter uma agenda de alocação de recursos.
Mais uma vez, vale lembrar que, se você ainda não possui clientes, o tempo que você dedicaria para a alocação dos recursos dos clientes, você deverá usar para a prospecção.
Por outro lado, se você já possui uma carteira de clientes, dedique entre 1h e 1h30 para fazer a alocação de produtos.
Lembre-se do nosso número mágico de 5h em contato com clientes ou prospectos. Até agora, temos:
- 1h para cobertura de base.
- 30min para prospecção.
- 1h30 para alocação de recursos.
Ou seja, são 3h do seu dia para prospectar, se relacionar com os clientes e gerar receitas para você e para o escritório.
Outra dica é realizar essas três atividades todos os dias da semana, para garantir uma melhor efetividade delas.
Mas o que fazer no período de alocação?
Aqui, é importante destacar que não se trata apenas de enviar uma ordem para um cliente.
Nesse período você deve, principalmente, comunicar para os clientes da sua base, sobre produtos ou ofertas que podem estar ocorrendo no momento. Mas lembre-se sempre: os objetivos do cliente estão em primeiro lugar. Portanto, tudo que você oferecer ou informar ao cliente deve fazer sentido para o planejamento de curto, médio e longo prazo dele.
Outro detalhe é: priorize a comunicação via telefone em detrimento de e-mail ou WhatsApp. O ponto é que o telefone é uma comunicação síncrona, ou seja, você e o cliente precisam conversar no momento. Já WhatsApp e e-mail são comunicações assíncronas, ou seja, você e o cliente respondem apenas quando bem entenderem.
Por fim, dedique 1h15 do seu tempo de alocação para a atividade de comunicar os clientes e deixe 15min para enviar os pushes.
Muito importante: O envio de ordens e a confirmação devem sempre usar os canais oficiais que são o aplicativo e o e-mail. Jamais use outro meio de comunicação como WhatsApp, telegrama ou redes sociais, por exemplo.
Finalmente, reserve um tempo para verificar e garantir que todas as ordens foram enviadas e executadas corretamente, para evitar qualquer tipo de erro.
Ah, lembra-se do batch? Pois bem, tente usar ele aqui na etapa de alocação, trabalhando, no máximo, 1 ou 2 produtos por vez para otimizar seu atendimento e diminuir os erros.
Agenda de reuniões
Você deve ter notado que, até agora, nossas atividades somaram apenas 3 das 5h que devemos dedicar aos clientes no nosso dia a dia. Chegou o momento de falar das reuniões com leads e clientes, que podem ser remotas ou presenciais.
O trabalho do assessor de investimento é um verdadeiro equilíbrio de pratos. Você deve dedicar tempo para manter um relacionamento com os clientes atuais, prospectar novos clientes, alocar recursos para os clientes, além de fazer reuniões com clientes e leads.
Referente às reuniões, o recomendado é ter na agenda do assessor, pelo menos, duas reuniões por dia sendo:
- Uma reunião com um cliente.
- Uma reunião com lead ou prospect.
Dê preferência para reuniões presenciais, mas se não for possível, você poderá usar o formato digital.
O importante é ter um cronograma para as reuniões e sempre sair delas com um próximo passo. Se a reunião for com um cliente, talvez marcar uma nova conversa para falar de um produto que pode interessar a ele. Se a reunião for com um prospect, talvez marcar de mostrar as possibilidades que ele talvez esteja perdendo.
É importante lembrar que você deve planejar essas reuniões com antecedência, para que seu cliente, lead ou prospect tenha tempo de se planejar. O objetivo não é ter sua agenda toda pronta, mas que você possa se planejar para cumprir sua agenda de duas reuniões diárias.
Agenda de marketing e segmentação
Até agora, falamos das 5 horas necessárias para manutenção de base, prospecção de clientes e alocação de recursos.
Entretanto, vale lembrar que embora essas sejam atividades essenciais na vida de um assessor, elas não são as únicas e o assessor precisa desempenhar outras atividades secundárias.
Existem muitas outras atividades que você pode desempenhar como assessor para, por exemplo, aumentar sua base de leads e prospects. Aqui, falaremos de duas delas.
Marketing:
É importante que você dedique um período do seu dia para aumentar sua exposição, a fim de que mais e mais pessoas lhe conheçam, entendam seu trabalho e descubram que precisam dos seus serviços.
Você também pode ter essa exposição direto para sua base, por exemplo, apresentando ou comentando fatos do dia que movimentaram o mercado.
Não esqueça que indicações de clientes são uma grande fonte de leads. Então, separe um momento na sua agenda para pedir uma indicação dos seus clientes mais fiéis.
Segmentação de clientes
Essa é outra agenda muito importante. Nela, você deve dividir seus clientes em grupos. Alguns exemplos de grupos que podemos citar são:
- Quem está trazendo mais alocação.
- Quem está trazendo mais indicações.
- Quem está gerando mais receita.
- Quem está exigindo muito atendimento.
Assim, você poderá melhorar o relacionamento com clientes que estão com pouco envolvimento ou até mesmo repassar esses clientes para assessores mais iniciantes, caso você esteja recebendo mais indicações de clientes mais ativos, por exemplo.
O objetivo dessa etapa é alcançar maior eficiência, com clientes que possuem maior afinidade, entregam mais receitas e geram mais resultados. Ou seja, o objetivo é otimizar a agenda e os rendimentos do assessor.
Se você não separar, pelo menos, uma hora por semana para segmentação, você pode perder a oportunidade de fazer mais prospecção ou de atender clientes mais engajados da sua base, pois você está perdendo tempo atendendo clientes que não geram receitas.
Resumo
Como você pode perceber, a vida do assessor é cheia de atividades e escolher programar bem sua agenda pode ser o diferencial entre um assessor de sucesso e aquele que terá grandes dificuldades ou até abandonará a carreira.
Perguntas Frequentes
Como a organização da agenda impacta na performance de um assessor?
A organização da agenda é importante para equilibrar atividades como cobertura de base, prospecção e alocação de recursos, garantindo um desempenho eficaz.
Qual é o número mágico de clientes que um assessor deve ter?
O assessor deve manter uma carteira de, no máximo, 100 clientes para garantir atendimento de qualidade e fidelização.
Como otimizar o tempo na cobertura de base?
Trabalhe em batches, agrupando clientes com perfis semelhantes, para otimizar as interações e oferecer um atendimento mais eficiente.
Qual a importância da prospecção na assessoria de investimentos?
A prospecção é o motor do crescimento do assessor, sendo essencial para expandir a base de clientes e garantir o sucesso a longo prazo.
Além das atividades básicas, o que mais um assessor deve considerar em sua agenda?
Além das atividades essenciais, dedique tempo ao marketing para aumentar a exposição e a segmentação de clientes para melhorar o relacionamento e a eficiência.
Como as “5 horas mágicas” na agenda de um assessor de investimentos contribuem para o equilíbrio entre atendimento, prospecção e geração de receita?
As “5 horas mágicas” são essenciais para equilibrar atividades como cobertura de base, prospecção, alocação de recursos, reuniões e marketing. Esse equilíbrio garante um atendimento eficaz, crescimento da base de clientes e sucesso financeiro a longo prazo.
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